Der Gesetzgeber schreibt die Archivierung von E-Mails vor. Was Sie beachten müssen und wie SBO Ihnen dabei helfen kann, erfahren Sie hier.
Die Aufbewahrung und Archivierung von herkömmlichen "Handelsbriefen" ist nach §238, HGB gesetzlich vorgeschrieben.
Was jedoch weniger bekannt ist: Seit dem Jahre 2002 müssen Unternehmen auch sicherstellen, dass Daten "während der Dauer der Aufbewahrungsfrist bei der Führung der Bücher oder der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können."
Dies umfasst nach §147, AO:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe 4. BuchungsbelegeDie Archivierung der aufzubewahrenden Daten kann nur zu einem Teil revisionssicher und in Originalform durch die Datensicherung auf Speicher- oder Bandmedien abgedeckt werden. Das Gesetz schreibt auch die Speicherung des gesamten eingehenden und ausgehenden Email-Datenverkehrs revisionssicher und in Originalform, vor.Um Emails gemäß der gesetzlichen Verpflichtungen zu archivieren, bietet SBO professionelle und leistungsfähige Email-Archivierungslösungen an. Diese umfassen die fristgerechte Sicherung und Aufbewahrung eingehender und ausgehender Mails, geschützt vor unbefugtem Zugriff oder Veränderung, innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur. Viele Kunden profitieren bereits heute von unserer professionellen Archivierungslösung und können so ihren gesetzlichen Vorschriften gerecht werden.
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